مشاركة الوكلاء المخصصون والأذونات

يعمل الوكلاء المخصَّصون على أتمتة العمل عبر مساحة عمل Notion الخاصة بك والأدوات المتصلة بها. يساعدك فهم كيفية عمل الأذونات على مشاركة الوكلاء بأمان مع الحفاظ على أمان بياناتك.

الاختلاف الرئيسي عن وكيل Notion:

• Notion AI يتصرف مثلك ويحترم أذوناتك الشخصية. إنه يرى فقط ما يمكنك رؤيته.

• الوكلاء المخصصون يتصرفون كأعضاء فريق متخصصين لديهم أذوناتهم الخاصة. لديهم حق الوصول إلى موارد محددة تمنحهم إياها.

يتمتع الوكلاء المخصَّصون بنوعين من الأذونات التي تعمل معاً:

1. ما يمكن للوكيل المخصَّص الوصول إليه: صفحات Notion وقواعد البيانات والتطبيقات المتصلة المحددة التي تمنح الوكيل المخصَّص إذن استخدامها.

2. من يمكنه الوصول إلى الوكيل المخصَّص: الأشخاص الذين تشارك الوكيل المخصَّص معهم وما يمكنهم فعله به.

مثال:

ينشئ فريق المالية لديك وكيلاً مخصَّصاً يسمى BudgetBot للمساعدة في الإجابة عن الأسئلة المتعلقة بالإنفاق وموافقات الميزانية.

• يمنح فريق المالية BudgetBot حق الوصول إلى صفحات خاصة مثل قوالب الميزانية، وسير عمل الموافقات، وإرشادات الإنفاق الخاصة بالقسم.

• يمنح فريق المالية رؤساء الأقسام أذونات يمكنه العرض والتفاعل مع BudgetBot.

• يمكن الآن لرؤساء الأقسام الذين لديهم حق الوصول إلى BudgetBot طرح أسئلة عليه والحصول على إجابات باستخدام المستندات الداخلية لفريق المالية، على الرغم من أن هؤلاء الرؤساء لا يملكون وصولاً مباشراً إلى تلك الصفحات.

يُمكّن هذا رؤساء الأقسام من اتخاذ قرارات مستنيرة بشكل أسرع. يمكنهم سؤال BudgetBot عن أي معلومات تتعلق بالميزانية، بدءاً من الملخصات السريعة وصولاً إلى محتوى المستند بالكامل، دون الحاجة إلى وصول مباشر إلى كل صفحة من صفحات فريق المالية.

عند إنشاء وكيل مخصَّص، فإنك تختار صراحةً ما يمكنه الوصول إليه في إعدادات الأدوات والوصول. يمكن للوكلاء المخصَّصين الوصول إلى:

• صفحات Notion وقواعد بيانات Notion - حدد صفحات أو قواعد بيانات معينة.

• التطبيقات المتصلة - حدد قنوات Slack، وMCP، والتقويم، والبريد الإلكتروني.

• مستويات الأذونات - يمكنه العرض، يمكنه التعليق، يمكنه التعديل.

بشكل افتراضي، لا يملك الوكلاء الجدد حق الوصول إلى جميع الصفحات في مساحة العمل. يجب على المنشئين تفعيل هذا صراحةً وقبول نافذة التحذير المنبثقة. يمكن لمسؤولي مساحة عمل المؤسسة التحكم في من يمكنه إنشاء وكيل مخصص، ورؤية جميع الوكلاء في مساحة العمل، وتعطيل المشغلات أو تجاوز الأذونات لأي وكيل.

يمكن للوكيل المخصَّص فقط الوصول إلى الموارد التي تمنحه إذنًا صريحًا باستخدامها. ولا يمكنه الوصول إلى أي شيء آخر في مساحة عملك. لا توجد أذونات موروثة من أي شخص (سواء كان المنشئ أو مستخدم الوكيل).

يشمل هذا أيضًا أذونات صفوف قاعدة البيانات. يستجيب الوكيل المخصص باستخدام وصول الوكيل الخاص، وليس أذونات الشخص الذي قام بتشغيله. لذا، إذا كان بإمكان الوكيل رؤية صفوف أكثر مما يمكن للمستخدم النهائي رؤيته، فقد يكشف الوكيل عن معلومات لا يمكن للمستخدم النهائي الوصول إليها مباشرة.

• لمنح حق الوصول للعرض إلى مورد Notion، يجب أن يكون لديك على الأقل حق الوصول للعرض على ذلك المورد.

• لمنح أي مستوى وصول أعلى من العرض، يجب أن يكون لديك وصول كامل لمشاركة ذلك المورد.

شارك وكيلك المخصص مع فريقك تمامًا مثل صفحة Notion بالنقر على مشاركة في أعلى الصفحة. للوكلاء المخصصين ثلاثة مستويات أذونات تحدد من يمكنه استخدامها وتعديلها.

• استخدام الوكيل لطرح الأسئلة أو تنفيذ المهام.

• الاطلاع على إجابات الوكيل ونتائجه.

• عرض إعدادات الوكيل وتعليماته في وضع القراءة فقط.

• كل ما في يمكنه العرض والتفاعل.

• عرض تعليمات الوكيل وتعديلها.

• عرض جميع المحادثات التي أجراها المستخدمون مع الوكيل المخصص.

• إضافة أو إزالة صفحات وقواعد بيانات Notion.

• إمكانية تعديل الإعدادات والتعليمات، باستثناء عمليات ربط الطرف الثالث التي تم تفعيلها بواسطة الآخرين.

• كل ما في يمكنه التعديل.

• مشاركة الوكيل مع الآخرين.

• حذف الوكيل.

يمكنك نسخ وكيل مخصَّص لإنشاء نسخة خاصة يمكنك تكييفها لسير عملك الخاص. النسخة المنسوخة تكون خاصة بشكل افتراضي. أنت فقط من يملك صلاحية الوصول حتى تقوم بمشاركتها.

عندما تقوم بنسخ وكيل مخصَّص، تتحقق Notion من أذوناتك الخاصة — وليس أذونات الوكيل الأصلي — لتحديد ما تتضمنه النسخة المنسوخة:

• الموارد (الصفحات، قواعد بيانات): يتم الاحتفاظ فقط بالموارد التي تملك صلاحية الوصول إليها. يتم إسقاط الموارد التي لا يمكنك الوصول إليها من التكرار.

• المشغلات: يتم إسقاط المشغلات التي تعتمد على موارد لا تملك صلاحية الوصول إليها (على سبيل المثال، قناة Slack خاصة).

• أدوات مثل Slack: لا يتم نقلها تلقائياً. ستحتاج إلى إعادة مصادقة أي عمليات ربط تابعة لجهات خارجية في التكرار.

• التعليمات: يتم استنساخها كصفحة جديدة. تظهر الإشارات إلى الصفحات التي لا يمكنك الوصول إليها كشرائح "لا يوجد وصول" ولا تتم إضافتها إلى أدوات وصلاحيات الوصول الخاصة بالتكرار.

بالنسبة لعمليات التكامل، تتحقق Notion من أن أي شخص يقوم بتهيئة الوكيل لديه صلاحية الوصول إلى المورد الذي يقوم بتحريره. على سبيل المثال، إذا قمت بإعداد قناة Slack لا يمكن لأحد سواك الوصول إليها، فلن يتمكن المحررون الآخرون من تحرير ذلك المورد أو عرضه—يمكنهم فقط حذفه أو إعداد مورد جديد.

• عرض المخرجات التي أنتجها الوكيل في صفحات Notion أو قاعدة بيانات تمت مشاركتها معهم.

• إجراء تعديلات على الصفحات أو قواعد بيانات قد تؤدي إلى تشغيل وكيل مخصَّص تم تكوينه مسبقاً.

• إنشاء وكيل مخصَّص.

• تحرير إعدادات الوكيل (ما لم تُمنح لهم صراحةً صلاحية يمكنهم التعديل).

  صلاحية التحرير).

• طرح الأسئلة وتلقي إجابات بناءً على ما يمكن للوكيل المخصَّص الوصول إليه.

يمكن لمسؤولي مساحة العمل إدارة الوكلاء المخصَّصين في المؤسسة باستخدام الأدوات وعناصر التحكم التالية.

• ابحث عن جميع الوكلاء المخصَّصين في مساحة عملك واعرضهم.

• اطلع على مَن أنشأ كل وكيل ومتى كان نشطاً لآخر مرة.

• عطِّل وأعِد تفعيل تحرير الوكيل، والدردشة، والمشغلات لإيقاف عمليات التشغيل التلقائية.

• لخطة المؤسسة (Enterprise) فقط: غيِّر الأذونات واحذف أي وكيل، حتى لو لم تكن تملك صلاحية الوصول إليه.

للوصول إلى دليل الوكلاء، انتقل إلى الإعدادات، واختر Notion AI من الشريط الجانبي، ثم ادخل إلى علامة تبويب الوكلاء. تصفَّح الوكلاء في مساحة عملك أو ابحث عنهم.

قيِّد مَن يمكنه إنشاء وكلاء مخصَّصين:

1. انتقل إلى الإعدادات > Notion AI.

2. ادخل إلى علامة تبويب الوكلاء وانتقل إلى التحكم في مَن يمكنه إنشاء وكلاء.

3. اختر مَن يمكنه إنشاء وكلاء: جميع أعضاء مساحة العمل (الخيار الافتراضي)، أو مالكو مساحة العمل فقط، أو مالكو مساحة العمل + المجموعات المضافة فقط.

• اطلع على الصفحات وقواعد البيانات التي يمكن لكل وكيل مخصَّص الوصول إليها.

• إدارة أذونات الوكيل على موارد محددة.

• إزالة وصول الوكلاء إلى المحتوى الحساس.

للوصول إلى بحث المحتوى، انتقل إلى الإعدادات > بحث المحتوى واستخدم عامل تصفية "تمت مشاركته مع" (Shared with) لاختيار وكيل مخصَّص.

• سجل كامل لجميع إجراءات الوكلاء المخصَّصين.

• التصفية حسب الوكيل، أو المستخدم، أو التاريخ، أو نوع الإجراء.

للوصول إلى سجل التدقيق، انتقل إلى الإعدادات > سجل التدقيق وقم بتصفية أحداث الوكلاء المخصَّصين عن طريق اختيار الوكيل من القائمة المنسدلة المستخدمون/الوكلاء.

• تحديد الوكلاء الأكثر استخدامًا وغير المستخدمين.

• مراقبة الاعتماد والقيمة.

للوصول إلى التحليلات الذكية، انتقل إلى الإعدادات > التحليلات وادخل إلى علامة التبويب AI.

يضمن نقل الملكية استمرار عمل الوكلاء المهمين للأعمال عند مغادرة المستخدمين لمساحة العمل. بعد 7 أيام من عدم وجود مالك، يتوقف الوكيل عن العمل.

1. انتقل إلى الإعدادات > الأعضاء وادخل إلى علامة التبويب غادروا مؤخرًا .

2. سيظهر الوكلاء الخاصون بالمستخدمين الذين غادروا مؤخرًا كـ "وكلاء خاصين" في تدفق إعادة توفير المحتوى.

3. اختر المالك الجديد وقم بتأكيد النقل.

يتم دعم نقل الملكية أيضًا عبر واجهة برمجة التطبيقات العامة.